Als eigenaar van Suit Up Bedrijfskleding begeleid ik regelmatig bedrijven die investeren in bedrijfskleding. Het creëren van een goede begroting is hierbij essentieel, niet alleen voor de eerste investering, maar ook voor de jaarlijkse kosten. Bedrijfskleding heeft namelijk een levensduur van 4 tot 8 jaar, dus een gedegen financieel plan voorkomt onverwachte verrassingen. Daarbij is het ook handig om voor het aanvragen van je budget te begrijpen met welke posten je rekening moet houden.

Om je op weg te helpen, maken we een onderscheid in zes fases: advies, ontwerp, ontwikkeling, productie, logistiek en recycling. Ik loop je graag door deze fases heen, en licht toe welke kostenposten je daarbij in je begroting moet opnemen.

Advies

Elke investering in bedrijfskleding begint met een goede projectscope van wat je bedrijf nodig heeft. Hierbij gaat het niet alleen om de keuze voor de juiste kledingstukken, maar ook om belangrijke zaken als due diligence en certificering.

Vooral wanneer je werkt in branches met strikte veiligheidseisen. We inventariseren alle eisen en wensen van zowel management als drager.

Kostenposten:

• Projectmanagement: een adviseur of manager die het gehele proces begeleidt. Kan je leverancier zijn of een extern bedrijfskleding specialist.
• Certificering: controle op naleving van normen voor veiligheid en duurzaamheid.
• Due diligence: de kleding voldoet aan wettelijke eisen. Komt met name voor in tenders.

Opleveringen:

• Prijsindicaties: vaak krijgen we in deze fase al de vraag wat iets kost. Dit is echter niet te bepalen zonder ontwerp. Daarom werken we met indicatieve prijzen.

Ontwerp

Het ontwerp van de bedrijfskleding speelt een grote rol in de uitstraling van je merk. Hierbij denk je aan kosten van de ontwerper en branding, zoals het ontwikkelen van unieke patronen en het aanbrengen van bedrijfslogo’s. Ook een heldere styleguide/kledingwijzer is belangrijk, zodat iedereen binnen je organisatie weet hoe de kleding gedragen en onderhouden moet worden.

Kostenposten:

• Ontwerpkosten: voor het creëren van unieke kledingstukken op maat.
• Logo’s en branding: het plaatsen van je merkidentiteit op de kleding.
• Styleguide/kledingwijzer: richtlijnen voor het gebruik en onderhoud van de kleding.

Opleveringen:

• Offerte: na het ontwerp is het tijd om een definitieve keuze te maken met welke leverancier je in zee wilt gaan.
• Projectplanning: teruggerekend vanaf jouw deadline ontvang je een planning met doorlooptijden en verantwoordelijkheden over en weer.
• Ontwerpen: we presenteren de illustraties en producttekeningen in deze fase.

Ontwikkeling

Tijdens de ontwikkelingsfase worden de ontwerpen omgezet naar daadwerkelijke kledingstukken. We gaan dus stoffen sourcen en monsters maken. Hier komt eventueel patroonwerk aan te pas en zaken zoals maatbepaling. We werken vaak met een look & feel sessie waarbij een aantal dragers te kleding passen en goedkeuren. In sommige gevallen wordt een draagtest geadviseerd waarbij een werkgroep een aantal weken de bedrijfskleding draagt en wast. Aan het einde van deze fase worden de maten bepaald van de medewerkers. In deze fase zorg je ervoor dat elke medewerker de juiste kleding krijgt die goed past, wat essentieel is voor zowel comfort als veiligheid.

Kostenposten:

• Monstering: het produceren van voorbeeld monsters om te dragen of testen.
• Patronen: het kan zijn dat nieuwe patronen moeten worden ontwikkeld.
• Testen: indien wenselijk onafhankelijk laten testen van kwaliteiten.
• Maatbepaling & maatforce: voor het nauwkeurig opmeten van je medewerkers.
• Vermaken: het aanpassen van kleding indien nodig.

Productie

De productiefase vormt de kern van je investering. Dit is waar je de kleding daadwerkelijk laat maken. Hier vallen niet alleen de kosten voor de kleding zelf, maar ook eventuele persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s), vooral in sectoren waar veiligheid een belangrijke rol speelt.

Kostenposten:

• Productiekosten: de fabricage van de stoffen & kleding.
• Logo’s: aanbrengen van logo’s of artwork (regelmatig verwerkt in productiekosten)
• PBM’s: als je werkt in een omgeving waar extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn.

Logistiek

Na de productie moet de kleding op de juiste plaats terechtkomen. De logistieke kosten variëren afhankelijk van de complexiteit van je distributieketen. Denk hierbij aan verzendkosten (af fabriek, distributiepunt en magazijn), distributie naar verschillende locaties en het beheren van de kledingvoorraad in een warehousing of overslag faciliteit. Ook de kosten voor een Kleding Management Systeem (KMS) zijn hier van belang, waarmee je inzicht houdt in voorraadbeheer en distributie.
Kostenposten:

• Verzendkosten: van fabrikant naar distributiepunt en verder.
• Distributie: het leveren van kleding naar de juiste vestigingen of medewerkers.
• Opslag/overslag & warehousing: kosten voor het bewaren en beheren van kledingvoorraden.
• KMS: software om je kledingbeheer te optimaliseren.

Recycling

Een duurzame kledingcyclus wordt steeds belangrijker. Aan het einde van de levensduur van de kleding is het vaak mogelijk om deze te recyclen. Dit kan een belangrijke kostenpost zijn, maar ook een investering in de milieuvriendelijkheid van je bedrijf. Daarnaast kun je sommige materialen hergebruiken, wat je op lange termijn weer kosten bespaart.

Kostenposten:

• Recycling: verantwoord afvoeren van oude of afgedragen kleding.
• Downcycling: het product een nieuw leven geven door bijvoorbeeld tassen of sokken van je oude bedrijfskleding te laten maken.

Hoe stel je een begroting op?

1. Begroting voor initiële investering (CAPEX): Begin met het inschatten van de ontwerpkosten, productie en logistiek. Neem hier ook advies en logo’s in op, zodat je zeker weet dat de kleding voldoet aan de eisen van je sector en de belastingdienst. Zorg ervoor dat de kosten voor maatbepaling, projectmanagement en eventuele PBM’s duidelijk zijn.
2. Jaarlijkse kosten (OPEX): Reken elk jaar kosten voor logistiek en onderhoud mee, zoals het reinigen, vermaken of aanpassen van kleding. Overweeg ook om elk jaar budget te reserveren voor het recyclen van oude kledingstukken en het updaten van je voorraad.

Conclusie

Een goede begroting voor bedrijfskleding geeft je inzicht in zowel de initiële kosten als de terugkerende jaarlijkse uitgaven. Door elke fase van het proces, van advies tot recycling, duidelijk te budgetteren, zorg je ervoor dat je bedrijf er altijd verzorgd en professioneel uitziet, zonder onverwachte kosten.

Bij Suit Up helpen we je graag bij het opstellen van een gedetailleerd budget, zodat je zeker weet dat je bedrijfskleding een slimme investering is voor de lange termijn.