Als eigenaar van Suit Up Corporate Fashion zie ik vaak bedrijven worstelen met het efficiënt beheren van hun bedrijfskleding. Veel organisaties weten niet precies waar de inefficiënties zitten en verliezen daardoor onnodig tijd en geld. Daarnaast wordt het beheer van bedrijfskleding vaak als side project naast vaste werkzaamheden gedaan wat maakt dat er beperkt tijd is voor het beheer. Hier zijn enkele strategieën om je bedrijfsprocessen rondom bedrijfskleding te optimaliseren en flink (hoofdpijn 😉) te besparen.

Stop met Excel en mailen; start met een KMS systeem

Veel bedrijven gebruiken nog steeds Excel-sheets en bestellingen via email om hun bedrijfskleding te beheren. Dit is niet alleen foutgevoelig, maar ook erg tijdrovend. Een Kleding Management Systeem (KMS) maakt een wereld van verschil

Hiermee beheer je bestellingen, voorraad en het onderhoud van kleding allemaal op één plek. Je kunt gemakkelijk rapportages draaien, bijhouden wie wat draagt en wanneer kleding aan vervanging toe is. Bovendien krijgt elke medewerker indien wenselijk zijn eigen login, wat de processen vereenvoudigt en het risico op fouten minimaliseert.

Overweeg een samenwerking met een wasserij

Bedrijfskleding moet niet alleen goed onderhouden worden, maar ook nauwkeurig gemonitord worden om de levensduur te optimaliseren. Een samenwerking met een professionele wasserij kan je hierbij helpen. Naast het wassen en onderhouden van de kleding, kunnen zij managementdata aanleveren over de levensduur en slijtage van de kledingstukken. Deze data geeft je waardevolle inzichten: Hoe vaak gaat een bepaald kledingstuk mee? Wanneer is vervanging nodig? Dit helpt bij een strakker budgetbeheer en het tijdig bijstellen van je kledingbeleid.

Maandelijks of kwartaaloverleg met je leverancier

Samenwerking met je leverancier is essentieel voor een soepel lopend bedrijfskledingproces. Zorg voor maandelijks of kwartaaloverleg waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor duidelijke rapportages, notulen en actiepunten. Deze besprekingen bieden ook de kans om te worden bijgepraat over de laatste innovaties en trends in de sector. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe, duurzame materialen of snellere productietechnieken. Door deze regelmatige contactmomenten blijf je proactief en voorkom je verrassingen, zowel qua budget als qua levertijden.

Stel een duidelijk kledingbeleid op

Een goed gedefinieerd kledingbeleid helpt om grip te houden op het bestelgedrag van medewerkers. Maak duidelijke regels over wie wanneer mag bestellen en via welke kanalen dit moet gebeuren, zoals een bedrijfswebshop. Dit voorkomt onnodige of overmatige bestellingen en zorgt ervoor dat je grip hebt op de kosten. Medewerkers weten precies waar ze aan toe zijn, en jij houdt overzicht over de gehele kledingdistributie. Je kunt medewerkers ook een budget geven in de webshop zodat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun bestelgedrag en het budget niet kunnen overschrijden.

Ontwikkel een grooming standard of styleguide

Het is belangrijk om als bedrijf niet alleen vast te leggen wát er gedragen moet worden, maar ook hóe het gedragen moet worden. Samen met je leverancier kun je een styleguide of ‘grooming standard’ ontwikkelen waarin je de regels en adviezen opneemt over hoe de kleding gedragen moet worden. Dit varieert van het correcte gebruik van accessoires tot richtlijnen over het onderhouden van een professionele uitstraling. Door duidelijke richtlijnen te geven, zorg je ervoor dat iedereen binnen het bedrijf dezelfde standaard volgt, wat bijdraagt aan een eenduidige en professionele uitstraling.

Conclusie

Met deze stappen kun je bedrijfskleding slimmer en efficiënter beheren, en tegelijkertijd kosten besparen. Het implementeren van een KMS-systeem, het verzamelen van managementdata via een wasserij, regelmatig overleg met je leverancier en het opstellen van duidelijke kleding- en stijlrichtlijnen helpen je om grip te krijgen op je processen. Uiteindelijk leidt dit tot een beter overzicht, minder fouten, lagere kosten, en een professionele uitstraling van je medewerkers.

Laten we het eenvoudig houden, maar altijd professioneel!

– Evert van Bergen | Commercieel Directeur