Als inkoper van bedrijfskleding ben je vast bekend met het vervelende moment waarop je te maken krijgt met onverwachte kosten. Of het nu gaat om extra kosten voor aanpassingen, onverwachte transportkosten, of een tekort aan fournituren, deze verrassingen kunnen de begroting flink onder druk zetten. Gelukkig zijn er manieren om grip te krijgen op de kosten en transparantie te vergroten.

1. Zorg dat alle details voor je helder zijn

Een van de belangrijkste stappen is om vanaf het begin duidelijkheid te scheppen over de kostenstructuur.

Heb je een all-in prijs afgesproken met je leverancier, of worden alle onderdelen afzonderlijk in rekening gebracht? Dit verschil is essentieel, omdat verborgen kosten zich vaak voordoen in:

• Logo’s: Worden de kosten voor het borduren of bedrukken van logo’s inbegrepen, of komen deze er later bij?
• Labels: Zijn merk- of maatlabels in de prijs opgenomen?
• Vermakingen: Als kleding op maat moet worden gemaakt of vermaakt, zijn de vermakingskosten onderdeel van het totaalbedrag?
• Fournituren: Knoopjes, ritsen en andere fournituren lijken klein, maar kunnen optellen als ze apart worden berekend.
• Transport: Is de transportprijs vast, of wordt die per levering berekend?

Een duidelijke all-in prijs geeft rust en voorkomt verrassingen. Als er sprake is van losse calculatie, zorg dan dat je per onderdeel inzicht hebt in de bijbehorende kosten.

2. Werk met een open kosten calculatie

Een open kosten calculatie betekent dat je inzicht hebt in alle kosten die worden gemaakt, van productie tot levering. Dit helpt niet alleen om te zien waar je eventueel kunt besparen, maar zorgt er ook voor dat je geen onverwachte kosten achteraf krijgt gepresenteerd. Je kunt afspraken maken over eerlijke marges voor iedere partij in de keten. Op die manier ontvang je als afnemer ook een eerlijke prijs. Transparantie in het kostenmodel van je leverancier voorkomt dat je ineens verrast wordt door oplopende kostenposten. Bespreek dit bij het opstellen van het contract en zorg dat je alle posten begrijpt en kunt controleren.

3. Vraag periodieke rapportages op voorraadposities

Als jouw leverancier niet periodiek rapporteert over de voorraad van artikelen, stoffen en fournituren, kan het gebeuren dat je bij verlenging van het contract voor verrassingen komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan:

• Artikelen: Zijn alle maten en varianten van de kleding beschikbaar, of moeten er onverwacht nieuwe producties worden gestart, wat tijd en geld kost?
• Stoffen: Is er nog voldoende stof op voorraad om aan de vraag te voldoen, of moet er nieuwe stof ingekocht worden, mogelijk tegen een hogere prijs?
• Fournituren: Kleine onderdelen zoals knopen of ritsen zijn cruciaal, maar worden vaak vergeten. Als deze niet op voorraad zijn, kan dit leiden tot vertragingen en extra kosten.

Zorg dat je leverancier regelmatig inzicht geeft in de voorraadstatus, zodat je eventuele tekorten vroegtijdig kunt oplossen.

4. Voorkom contractverlengingen zonder heronderhandeling

Veel inkopers vergeten dat contracten voor bedrijfskleding vaak stilzwijgend worden verlengd zonder dat er heronderhandeling plaatsvindt. Dit kan tot hogere kosten leiden, omdat prijzen tussentijds kunnen stijgen. Neem de tijd om voor het einde van het contract opnieuw met je leverancier om tafel te zitten. Dit biedt de kans om prijzen te herzien, voorraadposities te controleren, en eventuele nieuwe wensen te bespreken.

5. Stel een controlemechanisme in voor maatwerk en reparaties

Maatwerk en reparaties zijn vaak verborgen kostenposten. Hoewel het logisch klinkt om kleding te vermaken, bijvoorbeeld voor een specifieke medewerker, kunnen deze kosten zich snel opstapelen. Werk met duidelijke afspraken en controlemechanismen om te voorkomen dat kleine aanpassingen of reparaties een groot effect hebben op het budget. Zorg ervoor dat elke maatwerkopdracht goed wordt vastgelegd en dat je inzicht houdt in de totale kosten per kwartaal of per jaar.

Conclusie

Onverwachte kosten in bedrijfskleding kunnen grotendeels worden voorkomen door een duidelijke kostenstructuur en goede communicatie met je leverancier. Zorg dat je vanaf het begin helder hebt welke kosten waar en wanneer ontstaan. Werk met open calculaties, vraag periodiek om rapportages en voorkom verrassingen bij verlenging van contracten. Zo houd je grip op je budget en zorg je ervoor dat jouw bedrijf niet voor onverwachte uitgaven komt te staan.

Met een slimme aanpak ben je altijd voorbereid, en dat scheelt niet alleen in de portemonnee, maar ook in tijd en energie.

– Evert van Bergen | Suit Up Corporate Fashion