Bedrijfskleding is essentieel voor bedrijven waarbij de medewerkers een publieke functie uitoefenen, of wanneer de medewerkers juist beschermd dienen te worden. Representatie of bescherming, beide functionaliteiten zijn zo essentieel dat er op kwaliteit en uitstraling, wat ons betreft nooit bezuinigd mag worden. Het directe resultaat van een besparing op kwaliteit of uitstraling kan zijn dat medewerkers zich geen ambassadeur voelen van jouw organisatie of dat ze zelfs onvoldoende beschermd zijn om hun beroep veilig uit te voeren. Toch horen we regelmatig de vraag; hoe kunnen we dan toch besparen op onze bedrijfskleding?
De meeste kostenbesparende maatregelen hebben ook een consequentie op kwaliteit en uitstraling. Maar waar kun je wel op bezuinigen?
TIP 1: BEREKEN DE YEARLY SPEND OP BEDRIJFSKLEDING
In deze alinea doen we een belangrijke suggestie over het besparen op bedrijfskleding. Onze tip is om de aanschafwaarde van bedrijfskleding los te laten en juist de jaarlijkse kosten inzichtelijk te maken. Door de factor levensduur toe te voegen als variabele, kan het bedrag dat je uitgeeft aan bedrijfskleding significant veranderen.
Hoe ga je te werk? Door de huidige bedrijfskleding te analyseren krijgen we meer zicht op de levensduur van de kleding. Hoeveel wasbeurten gaat de kleding bijvoorbeeld mee? Hoeveel kledingstukken krijgt een medewerkers verstrekt? Dit is voor ons belangrijke informatie alvorens een goed advies te kunnen geven over waar besparingen te realiseren zijn. Op het moment dat kleding hypothetisch 50 wasbeurten meegaat en we kunnen dit verhogen naar 100 wasbeurten en de prijs maar 30% hoger ligt dan zal de aanschaf/vervanging van kleding op jaarbasis afnemen en er dus kosten worden bespaard. Een goede case uit de praktijk is de Eden Hotel Groep waar we 15 hotels hebben aangekleed, bestaande uit ca. 1200 personen. Hier wordt op jaarbasis tussen de 10% en 15% van de eerste inlading besteed, aan de vervanging van oude bedrijfskleding. Gemiddeld zien wij hier een percentage van zo’n 30% procent.
Onderstaande calculatie is gebaseerd op fictieve data. Om een juiste calculatie te kunnen maken is het belangrijk was & lab testen uit te voeren op je huidige collectie of te meten hoeveel was of draagbeurten een kledingstuk mee gaat. Op die manier kunnen we oude waardes met nieuwe waardes vergelijken en weten we zonder aannames, wat het resultaat van de kwaliteitsverbetering gaat zijn.
TIP 2: RE-CONDITIONEREN VAN BEDRIJFSKLEDING
Een significante besparing kan tevens worden behaald uit het re-conditioneren van de bedrijfskleding, welke de medewerkers maar kort hebben gedragen. Bij een aantal van onze klanten is het verloop in de medewerkers hoog, ook wordt er bij een aantal grotere klanten kleding simpelweg korter gedragen door het hoge aantal stagiaires en parttime medewerkers. We zien dat de bedrijfskleding wordt opgestapeld in de magazijnen en of er simpelweg geen tijd is op toezicht waardoor veel bruikbare kleding wordt afgeschreven. Een optie is om te werken met een contract of borg zodat medewerkers de kleding wel gaan retourneren.
Op het moment dat er nieuwe medewerkers zijn of ‘bestaande ‘medewerkers om een nieuw kledingitem vragen omdat het huidig versleten is wordt er vaak nieuwe kleding besteld, dit kan dus anders. Op deze manier wordt er onnodig veel kleding besteld iets wat zijn uitwerking heeft op de besteding per jaar maar ook op het milieu. Doordat het voorraadbeheer door ons wordt beheerd is het advies de gedragen kleding van oud-medewerkers retour te sturen naar Suit Up. Op het moment dat kleding door ons is ontvangen zal deze worden beoordeeld door de logistieke medewerkers. Kleding welke nog in goede conditie verkeerd wordt door ons professioneel gereinigd en terug worden opgenomen in de voorraad.
TIP 3: GEEF MEDEWERKERS EEN PERSOONLIJK BEDRIJFSKLEDING BUDGET
Door medewerkers een persoonlijk budget te geven worden ze automatisch meer verantwoordelijk voor de levensduur van hun kledingpakket. Is het budget op, kunnen ze simpelweg niets meer bij bestellen. Op die manier gaan medewerkers zorgvuldiger met hun kleding om en is de waarde van de kleding ook direct zichtbaar. Door te werken met budgetten ben je ervan verzekerd dat het jaarlijkse bedrijfskleding budget niet overschreden wordt.
Hoe kan dit dan? Wij werken met een kleding management systeem waarin iedere medewerker een persoonlijk account krijgt. Hierin staan de persoonsgegevens opgeslagen zoals onder andere de bestelhistorie en maten van deze persoon. Met één druk op de knop kunnen wij een persoonsgebonden budget aanmaken gebaseerd op euro’s of punten. Heeft iemand zijn budget opgemaakt? Dan dient hij of zij eerst goedkeuring te vragen voordat er opnieuw besteld kan worden. Het resultaat? Geen overschrijdingen meer van budgetten. Onze ervaring is zelfs dat er bespaard wordt doordat medewerkers zich meer bewust zijn van de kosten van hun kledingpakket.
Wil je advies over het calculeren van jouw ‘yearly spend’ of wil je een demo van het kledingmanagementsysteem? Neem dan contact met ons want we helpen je graag.
