10 TIPS VOOR HET SUCCESVOL INKOPEN VAN BEDRIJFSKLEDING

24 oktober 2018

Het collectioneren en inkopen van bedrijfskleding is een intensief traject. De risico’s die hieraan verbonden zijn kunnen serieuze gevolgen hebben. Bijvoorbeeld wanneer de nieuwe kleding niet prettig draagt en er weerstand ontstaat onder de medewerkers. Een reeks van klachten zijn het gevolg en in het ergste geval wil het personeel de nieuwe kleding niet dragen. De kansen en het potentiële rendement maken dat de investering in bedrijfskleding een wijze keuze is en de aandacht zou moeten krijgen die het verdiend. Personeel en hun voorkomen spelen een bepalende rol in het waarde oordeel dat klanten hebben over een organisatie. Hieronder geef ik je 10 tips die jou helpen bij het succesvol inkopen van bedrijfskleding.

Tip 1: Prijs

Vanzelfsprekend is prijs een bepalende factor. Echter maak ik het vaak mee dat appels met peren worden vergeleken. Mijn tip is prijs te beoordelen in relatie tot de levensduur. Bijvoorbeeld; wanneer je de keuze hebt tussen een pantalon van euro 59,- en euro 79,- die ogenschijnlijk hetzelfde is kies je logischerwijs altijd voor de economisch meest voordelige optie. Stel dat de duurdere broek een twee keer zo lange levensduur heeft dan is deze in eerste aanschaf duurder maar op de lange termijn juist voordeliger. Duurzaamheid van een kledingstuk wordt vaak uitgedrukt in het aantal wasbeurten.

Tip 2: Planning

Heb je te maken met een harde deadline? Zorg dan dat je op tijd begint met de oriëntatie naar een nieuwe leverancier. Nodig in een vroeg stadium een aantal leveranciers uit en beoordeel met welke partij je een stap verder wilt gaan. Houd er rekening mee dat een “custom made” collectie niet alleen een langere productietijd kent, maar daarnaast ook in voorbereiding meer tijd vraagt. Afhankelijk van de complexiteit van de implementatie is mijn advies om een half jaar voor de deadline te starten met de oriëntatie.

Tip 3: Draagvlak

Nieuwe bedrijfskleding heeft effect op verschillende lagen van de organisatie en jouw klanten. Iedere afdeling heeft hierin zijn eigen belang en om 100% tevredenheid te waarborgen is het belangrijk deze belangen goed te begrijpen. Om die reden is ons advies een “werkgroep” te formeren van maximaal 4 personen waarbij een directielid aansluit, jijzelf als inkoper en een dame en heer die uiteindelijk de kleding gaan dragen. De leverancier kan hierin een adviserende rol aannemen. Op die manier worden alle belangen uitgesproken en kunnen we er alles aan doen om iedereen tevreden te stellen.

Tip 4: One size fits all

De persoonlijke voorkeur van de drager wordt steeds belangrijker. Ieder mens is verschillend en heeft zijn eigen kledingstijl. Om die reden is het ontzettend belangrijk om de juiste pasvormen te bepalen. Ons advies is om alle artikelen door een aantal medewerkers te laten passen zodat je per artikel duidelijk kunt beoordelen of de pasvorm aansluit bij jouw medewerkers en het gebruiksdoel. Het kledingstuk kan mooi zijn op een kleerhanger, maar niet het gewenste effect hebben wanneer je het kledingstuk aantrekt. Bekijk daarnaast per model of de beschikbare maten voldoende zijn om iedereen te kunnen kleden. Heb je veel diversiteit in figuren dan is het raadzaam om zowel een slim als regular fit pasvorm aan te bieden. Probeer hier niet te denken uit eigenbelang en probeer je te verplaatsen in wat het beste is voor jouw organisatie en medewerkers.

Tip 5: Inventarisatie

Een goede voorbereiding is het halve werk. Om de voorbereidingen soepel te laten verlopen is het erg belangrijk om goed te weten wat je nodig hebt. Wat je inzichtelijk moet hebben alvorens je een leverancier uitnodigt zijn zaken als:

• Welke afdelingen krijgen kleding?
• Hoeveel personen worden gekleed?
• Hoe is de verhouding tussen dames en heren?
• Hoeveel stuks per artikel gaat een FTE & PT medewerker krijgen?
• Wat is het benodigde maatbereik? Wat is de kleinste en grootste maat die je nodig hebt?
• Zijn er medewerkers waarbij de kleding volledig op maat gemaakt moet worden?
• Welke artikelen wens je op te nemen in het pakket?
• Wat zijn de kwaliteitseisen met betrekking tot gebruik?
• Hoeveel jaar wil je de nieuwe collectie minimaal laten doorlopen?
• Moet de kleding voorzien worden van logo?
• Welke service moet verleend worden? Denk aan doorpas, re-conditioneren, voorraadbeheer en vermakingen.
• Wat zijn de problemen waarmee je in het verleden te maken hebt gehad?

Tip 6: Het gewenste resultaat

Er wordt geïnvesteerd in nieuwe bedrijfskleding. Wat moet deze investering opleveren? Wij adviseren om op voorhand een duidelijk en meetbaar doel te stellen zodat er samen met jouw leverancier gekeken kan worden of het bepaalde doel na implementatie ook gerealiseerd is. Een doel kan bijvoorbeeld zijn “het verbeteren van de eerste indruk die onze klanten van ons krijgen”. Een doel kan ook gericht zijn op het maken van een besparing of het vergroten van de tevredenheid onder de dragers. Dergelijke zaken zijn eenvoudig meetbaar te maken middels een kwantitatief onderzoek.

Tip 7: Reinigen

In de basis zijn er drie manieren waarop bedrijfskleding gereinigd kan worden. Dit kan door de medewerkers zelf, in eigen beheer of door een externe wasserij. In alle drie de gevallen is het belangrijk om te begrijpen wat de risico’s zijn. Thuis wassen betekend veel verschillende wijze waarop wordt gewassen. Verschillende temperaturen, combineren van kleuren en wellicht wasmiddel met bleek. In eigen beheer zorgt voor meer overzicht en een eenduidige wijze van behandelen. De interne organisatie wordt hiermee wel meer belast. De laatste wijze is wassen in een wasserij. Ons advies is om bij dit laatste de  kledingleverancier de manier van behandelen te laten bespreken met de wasserij. Dit kan je veel ellende besparen wanneer bijvoorbeeld in een later stadium blijkt dat de nieuwe kleding is gaan glimmen omdat deze verkeerd behandeld is.

Tip 8: Projectmanagement

Het is belangrijk dat vanaf het eerste contact tot na de uitlevering het traject soepel verloopt en zaken goed gedocumenteerd zijn. Onderdeel hiervan zijn duidelijke processen, een gedegen planning en inzicht waar iedere partij voor verantwoordelijk is. Inventariseer welke personen betrokken dienen te zijn in het tot stand komen van de collectie. Denk hierbij aan inkoop, marketing, dragers en directie. Verder in het traject is het belangrijk om de inkoopprocessen af te stemmen met uw leverancier. Leg vast welke personen verantwoordelijk zijn om te bestellen en hoe wilt u dat deze personen bestellen. Wilt u centraal of decentraal leveringen ontvangen? Hoe houd u controle over het budget? Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van periodieke rapportages. Denk ook na over hoe om te gaan met toekomstige nabestellingen in kleinere volumes. Dienen de medewerkers doorgepast te worden of wordt er een inschatting gemaakt en door de maten heen besteld? Zorg ervoor dat je een leverancier kiest die ervaring heeft met het managen van soortgelijke projecten en de service kan verlenen die voor jullie organisatie nodig is.

Tip 9: Kwaliteit

Over kwaliteit valt veel te zeggen. Indien er in het verleden bedrijfskleding is gedragen is het wijs om per artikel op te schrijven wat de verbeterpunten zijn. Denk hierbij aan; pasvorm, slijtage plaatsen, glimplekken, pilling, bewegingsvrijheid en temperatuur. Op die manier kan je geadviseerd worden door je  leverancier welke kwaliteit het beste aansluit bij jullie gebruiksdoel. Een kostuum dat op een beurs wordt gedragen vraagt andere eisen dan een kostuum dat in de bediening gedragen wordt. Houd in het achterhoofd dat hoe modieuzer de stof is hoe sneller deze over het algemeen slijt.

Tip 10: Nabestellen

De nieuwe kleding is uitgeleverd en iedereen is hartstikke blij. Tot dat je na een aantal maanden nieuwe kleding nodig hebt en deze niet meer leverbaar is. Dit probleem ga je ervaren bij kleding die uit de retail wordt gekocht. Zorg ervoor dat je kleding inkoopt dat uit een “never out of stock” (NOS) programma komt of altijd te herproduceren is. Vraag je leverancier om hier garanties op af te geven zodat je nooit de mist ingaat. Daarnaast is het bij grotere projecten belangrijk een “minimum order quantitie” (MOQ) af te spreken. Zeker bij knitwear en workwear zijn de volumes vaak groter en kan er pas vanaf enkele honderden stuks worden na geproduceerd wat onhandig is als je kleine volumes wenst na te bestellen.

Bonus tip:

Al deze tips zorgen ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met jouw leverancier. Het is natuurlijk belangrijk dat beide partijen deze afspraken nakomen en dat dit ook meetbaar is. Mijn laatste tip is om deze afspraken vast te leggen in een raamcontract. Dit contract zorgt ervoor dat alle gemaakte afspraken zwart of wit staan en wanneer zaken niet verlopen zoals afgesproken je een gedegen document hebt waar alles in staat vastgelegd.

Denk dat je dat deze tips nuttig zijn voor iemand die je kent?